Foto: Shixart1985, Wikimedia Commons, CC BY 2.0.

Excelul nu e problema. Problema apare când un singur fișier trebuie să țină evidența termenelor, să ajungă la mai multe persoane și să fie mereu la zi. Nu trimite alerte, nu păstrează documentele lângă vehicul și nu colectează kilometrii de la șoferi.

Vestea bună: fișierul pe care îl ai deja este exact punctul de plecare pentru migrare.

Semnale că Excelul nu mai ține

• Nu știi sigur care este ultima versiune a tabelului.
• Un termen a fost descoperit după expirare.
• Kilometrajul și alimentările ajung prin telefon sau mesaje și sunt introduse manual.
• Rapoartele de cost se refac de la zero, cu filtre și tabele pivot, de fiecare dată.
• Doar o persoană înțelege fișierul.

Pasul 1: stabilește coloanele minime

Pentru un import curat, ai nevoie, pe un rând per vehicul, de coloanele din șablonul pe care îl descarci din Fleety (șablonul se adaptează la tipurile de alerte din contul tău):

Coloană	Obligatoriu?	Exemplu
Nr. înmatriculare	da	B123ABC
Serie șasiu (VIN)	da	seria de șasiu din talon
CUI	nu (util dacă ai mai multe companii în cont)	RO12345678
An fabricație	nu	2021
Marcă / Model	nu	Dacia / Dokker
Tip motor	nu (gol = Termic)	Termic, Hibrid sau Electric
O coloană pentru fiecare tip de alertă (RCA, ITP, Casco, Rovinietă etc.)	nu	data expirării, în format zz.ll.aaaa

Datele de expirare le completezi direct în coloanele de alertă, iar lăsate goale înseamnă „nu se aplică". Kilometrajul și alimentările vin ulterior de la șoferi, din aplicația mobilă, sau le imporți separat dintr-un fișier de combustibil.

Dacă vrei să urmărești și norma Euro (rubrica V.9 din talon), ține-o într-un tabel separat: de la 1 octombrie 2026 influențează prețul rovinietei.

Pasul 2: curăță datele înainte să le imporți

• Numere de înmatriculare scrise uniform, fără spații diferite sau litere mici.
• Date în același format (zi.lună.an), nu text de tipul „iunie 27”.
• Un vehicul pe un singur rând; elimină dublurile. Seria de șasiu (VIN) este obligatorie, deci completeaz-o pentru fiecare vehicul.
• Vehicule vândute sau radiate: scoate-le din listă.

Pasul 3: importă și verifică previzualizarea

Fleety permite încărcarea fișierelor Excel pentru vehicule, combustibil și cheltuieli. Înainte de confirmare vezi ce este valid și ce trebuie corectat. Astfel, nu există un „buton fără întoarcere": fișierul tău devine punctul de plecare, nu un obstacol.

Pasul 4: configurează alertele și rolurile

• Alege tipurile de alerte (RCA, ITP, Casco, rovinietă, revizii după timp sau kilometri).
• Adaugă managerii și administratorii în portal.
• Invită șoferii în aplicația mobilă, instalabilă direct pe telefon, ca să actualizeze kilometrajul și alimentările.

Pasul 5: rulează în paralel o lună

În prima lună poți păstra și Excelul, ca să compari. De obicei, după prima săptămână devine evident care sursă e mai actuală. Odată ce alertele au prins termenele reale, poți arhiva fișierul.

Cât costă

Prețul este simplu: primul vehicul este gratuit, permanent, iar de la al doilea costă 5 lei pe vehicul pe lună (4 lei cu facturare anuală). Pentru 20 de vehicule, de exemplu, costul este 95 lei pe lună (76 lei cu facturare anuală), cu tot ce include sistemul: portal, aplicație mobilă, alerte, calendar, rapoarte și importuri. Anulezi oricând și îți exporți datele oricând.

Surse

• Fleety – prezentare produs, prețuri și întrebări frecvente
• Fleety Blog – De ce am creat Fleety
• Cotidianul – De la 1 octombrie, rovinieta ține cont de norma Euro

Articolul descrie funcționalități Fleety așa cum sunt prezentate pe site la data publicării.

---

Vrei să nu mai pierzi din vedere expirările flotei tale? Creează-ți un cont gratuit pe Fleety și pune totul pe pilot automat.