Foto: Shixart1985, Wikimedia Commons, CC BY 2.0.

Cele mai scumpe probleme dintr-o flotă mică nu sunt cele tehnice, ci cele administrative: un document care a expirat fără ca nimeni să observe. Un calendar bun nu e sofisticat. E complet, are un responsabil și te avertizează din timp.

Ce intră în calendar

Document / termen	Ce urmărești	Alertă recomandată	De ce contează
RCA	data expirării fiecărei polițe	45, 30, 7 zile	obligatoriu, fără perioadă de grație; oferta de reînnoire vine cu minimum 30 de zile înainte
ITP	data expirării, periodicitatea vehiculului	30, 14, 7 zile	la expirare înmatricularea se suspendă automat
Rovinietă	perioada și norma Euro declarată	30, 7 zile	din 1 octombrie 2026 prețul depinde de norma Euro
CASCO	data expirării, franșiza, suma asigurată	60, 30 zile	facultativ, dar cere comparare de oferte
Revizii	după timp sau kilometri	la 90% din interval	previn defecțiuni și respingerea la ITP
Alte acte	contract de leasing, tahograf, documente șofer	după caz	depind de activitate

Reguli de aur

1. Un vehicul, o fișă. Toate datele sunt legate de numărul de înmatriculare, nu împrăștiate pe șoferi.
2. Alertele merg la cine poate acționa. Șoferul are nevoie de un memento, dar managerul decide programarea.
3. Două praguri, nu unul. O alertă de planificare (30–45 de zile) și una de urgență (7 zile).
4. Kilometrajul se actualizează constant. Reviziile după kilometri nu pot fi urmărite cu un număr vechi de trei luni.
5. Se arhivează dovada. Poliță, bon ITP, confirmare de rovinietă: un PDF lângă vehicul.

Un ritm săptămânal, în 15 minute

• Luni: deschizi calendarul și vezi ce expiră în următoarele 45 de zile.
• Marți: programezi ITP-urile și ceri ofertele de RCA/CASCO pentru ce intră în fereastra de 30 de zile.
• Vineri: verifici că șoferii au actualizat kilometrajul și alimentările.

Cine face ce

• Administrator: menține lista vehiculelor și documentelor.
• Manager operațional: aprobă programările și vehiculele scoase temporar din circulație.
• Șofer: actualizează kilometrii și anunță orice defect sau document lipsă.
• Contabil sau broker: primește calendarul pe toată flota, pentru buget și polițe.

Greșeli frecvente

• Se urmărește doar RCA și ITP, iar rovinieta sau CASCO sunt uitate.
• Vehiculele din leasing sau remorcile nu sunt în listă.
• Datele sunt într-un Excel pe care îl deschide doar o persoană.
• Alerta este un reminder personal în telefon, care dispare când omul pleacă din firmă.

Din tabel în sistem

Calendarul de mai sus poate începe într-un Excel. Când flota crește, are sens să treci pe un sistem care calculează singur expirările și trimite alertele. Fleety importă fișiere Excel cu vehicule, îți arată o previzualizare a ce este valid și abia apoi confirmi. Are calendar, alerte automate pe e-mail la 30, 7, 2 și 0 zile înainte de expirare, plus notificări push și portal pentru manageri, plus aplicație mobilă pentru șoferi.

Surse

• Bugetul.ro – RCA: nicio perioadă de grație, oferta de reînnoire cu 30 de zile înainte
• Adevărul – ITP expirat: suspendarea automată a înmatriculării
• Cotidianul – De la 1 octombrie, rovinieta ține cont de norma Euro
• Playtech – CASCO vs RCA în 2026
• Funcționalități Fleety: app.fleety.ro

Pragurile de alertă sunt recomandări practice, nu cerințe legale.

---

Vrei să nu mai pierzi din vedere expirările flotei tale? Creează-ți un cont gratuit pe Fleety și pune totul pe pilot automat.